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Büro trotz Pandemie? - Klar, mit Hybriden Arbeitsmodellen

Von: Redaktion Teletalk am 11.01.2022

Büroauslastung bei 50%

Die maximale Auslastung der Büros in Deutschland ist vielerorts auf 50% reduziert. Unternehmen stehen, mal wieder, vor dem Problem der Organisation und Umsetzung das Office nutzbar zu machen. Nicht ohne Grund steigt die Nachfrage nach smarten Tools und dem Interesse an hybriden Arbeitsmodellen wie Desk-Sharing.

Besonders seit Beginn der Pandemie spielt die flexible Büronutzung eine essenzielle Rolle. Durch Desk-Sharing können die vorhandenen Kapazitäten und Ressourcen effizienter nutzen. Das Konzept von LIZ Smart Office ermöglicht eine flexible und sichere Organisation der Arbeitsumgebung für jeden Mitarbeiter:in.

Unternehmen jeglicher Größe behalten somit den Überblick, wer wo arbeitet, und Mitarbeiter können selbstbestimmt ihren Arbeitsort wählen. So kann sichergestellt werden, dass das Büro zu keiner Zeit überfüllt ist.

Bookingsysteme als Lösung für jeden Mitarbeiter:in

Mit Buchungssystemen wird Desk-Sharing zur Routine. Beim Desk-Sharing besitzt nicht jeder Mitarbeiter einen festen Büroarbeitsplatz, sondern bucht sich seinen Platz an den Tagen, an denen er im Office ist. So lassen sich neben Büroarbeitsplätzen auch Meetingräume und Parkplätze per Klick buchen. Durch die passgenaue Erstellung eines individuellen Raumplanes lässt sich nahezu alles im Büro visualisieren und buchbar gestalten. Mitarbeiter haben Nutzerprofile, in denen Termine, Raumbuchungen und mehr mit Kollegen geteilt werden können, so wird das Office transparenter und Mitarbeiter können effizienter arbeiten.

Social-Distancing per App

Was per Excel nur schwer umzusetzen ist, wird durch ein Feature der Software leicht gemacht - eine klar strukturierte Übersicht der Belegung im Büro für jeden Arbeitstag. Während Manager per Klick festlegen, wie viel Prozent des Office belegt werden dürfen, blockiert die Software im Hintergrund systematisch Arbeitsplätze. In der Praxis wird so beispielsweise nur jeder dritte oder vierte Arbeitsplatz in den Räumlichkeiten buchbar. Wem das nicht reicht, kann auch manuell einzelne Arbeitsplätze, Meetingräume, Bereiche oder gar Etagen als unbuchbar deklarieren. So bleibt das Office auch während der Pandemie nutzbar und Mitarbeiter bekommen die Möglichkeit einen “normalen” Arbeitstag zu erleben.

Raumbuchung leicht gemacht

Desk-Sharing muss organisiert sein. Welcher Tisch ist frei und wo sitzt mein Lieblingskollege? Durch die Buchung von Arbeitsplätzen stehen diese Informationen dem Unternehmen zur Verfügung und können auch mit den Kollegen geteilt werden. So stellt man als Mitarbeiter sicher immer an den Tagen im Office zu sein, an dem die Teammitglieder anwesend sind. Denn, obwohl Home-Office funktioniert, ist der persönliche Austausch mit Kollegen kaum zu ersetzen. Eine Übersicht aller Buchungen macht es möglich, die Anwesenheit weit im Vorhinein zu planen und jederzeit zu überprüfen. Buchungen können für die aktuelle, und darauffolgenden Wochen festgelegt werden - egal ob für das Büro, Home-Office oder die Geschäftsreise.

Auswertungen mit dem Workspace Manager

Neben einer ausbalancierten Belegung von Arbeitsplätzen im Office kommt es zusätzlich auf eine fundierte Auswertung an. Welche Bereiche sind zu stark frequentiert und welche Bereiche werden gar nicht genutzt, wie ist der Home-Office-Anteil? - All diese Fragen beantwortet der Workspace Manager. Durch eine intuitive Nutzeroberfläche ist das Tool schnell verstanden und im Unternehmen implementiert.

Durch die Ermittlung und Analyse von spezifischen Werten durch das entsprechende Management-Tool werden beispielsweise Empfehlungen hinsichtlich der Flächennutzung und weiterer Faktoren gegeben. Durch ein intuitives Design werden sämtliche Werte der Desk-Sharing-App einsehbar und anschaulich darstellen.
Um hybrides Arbeiten auch während Zeiten von Corona zu ermöglichen, werden sichere und geprüfte Lösungen zu essenziellen Tools. So kann die Software durch spezielle Features beispielsweise dabei helfen, Social-Distancing zu gewährleisten.

https://liz.solutions

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