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Wissen managen: Wer weiß was?

Von: Matthias Nolden am 01.12.2011

Wikis werden zunehmend zum Standard bei der Wissenssammlung und -bereitstellung in Unternehmen. Für ein funktionierendes Wissensmanagement reicht ein entsprechendes Tool allerdings nicht aus – entscheidend ist eine Unternehmenskultur, die den Austausch ermöglicht und fördert.

Über Wissensmanagement wird schon viele Jahre gesprochen und diskutiert – das betrifft sowohl die Vorteile und den Nutzen als auch den Aufwand, den ein gelebtes Wissensmanagement im Unternehmen verursacht. Neben den notwendigen kulturellen Veränderungen, die sich in der Regel nicht kurzfristig umsetzen lassen, hält viele Unternehmen die Investition in Hard- und Software davon ab, sich mit diesem Thema zu beschäftigen. Oft bleibt auch die Frage unbeantwortet, welche Organisationseinheit eigentlich für das Sammeln, Aufbereiten und Bereitstellen des Wissens verantwortlich ist und welche Ressourcen dafür benötigt werden. Mit der zunehmenden Verbreitung von Wikis und dem Erfolg von Wikipedia, dem wohl bekanntesten Wiki, scheinen viele vermeintliche Hindernisse, die gegen eine Einführung eines gelebten Wissensmanagements sprechen, gelöst zu sein. Doch warum ist Wissensmanagement so wichtig? 

Offene Kultur ermöglicht Austausch

Jeder Mitarbeiter im Unternehmen ist ein potenzieller Kompetenzträger. Er hat Wissen und Kenntnisse angesammelt und Erfahrungen gemacht. Diese gilt es zu nutzen. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, gehen auch seine Kenntnisse verloren. Aber selbst, wenn der jeweilige Mitarbeiter eigene Aufzeichnungen hinterlässt, ist damit noch nicht sichergestellt, dass diese Aufzeichnungen auch nutzbar und vollständig sind. Aber der Mitarbeiter muss nicht einmal das Unternehmen verlassen – eine banale Krankheit kann bereits dafür sorgen, dass seine Kenntnisse temporär nicht verfügbar sind.  

Oft wird aber angeführt, dass Mitarbeiter ihr Wissen gar nicht gern teilen wollen, da sie glauben, dann austauschbar und ersetzbar zu sein. Vor dem Hintergrund des demographischen Wandels und des damit verbundenen Fachkräftemangels sollte dieses Argument aber leicht entkräftet werden können. Oft sind es andere Gründe, die Mitarbeiter davon abhalten, ihre Kenntniss zu teilen: Es fehlen einfach die Möglichkeiten oder die vorhandenen Möglichkeiten sind mit soviel Bürokratie belastet, dass schnell die Lust daran verloren geht. Mit dem Einsatz von Wikis sind die Nutzungsbarrieren bei der Wissensdokumentation eher gering. Es gibt auch keine Definitionen oder Vorgaben, was dokumentiert werden soll. Vielmehr bestimmt hier das Wechselspiel zwischen Angebot und Nachfrage, was als interessanter Inhalt akzeptiert wird und was nicht. Aber trotz aller Einfachheit ist auch hier der ausschlaggebende Faktor die Unternehmenskultur. Diese muss das Teilen und natürlich auch die Nutzung des vorhandenen Wissens fördern – das bedeutet, das Mangement muss dies auch vorleben. 

Die Unternehmenskultur und damit auch die persönliche Kommunikation unter den Mitarbeitern ist wesentlich. So können cross-funktionale Projektteams helfen, Probleme aus unterschiedlichen Blickwinkeln zu betrachten und somit auch voneinander zu lernen. Ein Wissensaustausch oder Wissenstransfer kann aber nur stattfinden, wenn die Mitarbeiter auch über die notwendigen Freiräume verfügen. Jeder hat bereits die Erfahrung gemacht, dass wichtige Informationen nicht selten an der Kaffeemaschine ausgetauscht werden. Einige Unternehmen haben diese Erkenntnis dazu genutzt, so genannte Meetingpoints mit Kaffeeautomaten auszustatten. Hier finden informelle Gespräche statt, die aber oft berufliche Themen behandeln und somit dem Erfahrungsaustausch dienen. Aber: wenn der Arbeitsdruck so groß ist, dass für eine gelegentliche Kaffeepause keine Zeit ist, können diese Informationen nicht fließen.

Breite Unterstützung durch Wikis

Bei den verfügbaren Wikis handelt es sich oft um Open source-Produkte, die in der Regel kostenfrei genutzt werden können. Darüber hinaus lassen sich Opensource-Produkte individuell anpassen und erweitern, da die Sourcen, also Programm-Codes, für jeden zugänglich sind. Aber meistens ist dies gar nicht notwendig. Da es sich hierbei um Web-Technik handelt, muss auch keine Software auf den Anwender-Rechnern installiert werden. Der Zugriff auf das Wiki erfolgt über den Web-Browser. Somit muss der Benutzer sich nicht an eine neue Oberfläche gewöhnen, Schulungsaufwand entfällt. Die Benutzung eines Wikis selbst, also das Recherchieren in den vorhandenen Informationen, aber auch das Einstellen eigener Informationen, ist intuitiv und in aller Regel für jeden sofort möglich, der mit einem Web-Browser umgehen kann. Demzufolge fallen keine Kosten für ein Wiki an, außer den Einrichtungs- und Betreuungsaufwänden, die sich aber in Grenzen halten sollten. 

Die Einsatzmöglichkeiten von Wikis sind vielfältig: So wurde in einer aktuellen Untersuchung mit 269 Unternehmen  von 91 Prozent der Teilnehmer geantwortet, dass Wikis für die Unterstützung im Wissensmanagement genutzt werden. 74 Prozent antworteten als weiteren Nutzungsbereich mit Informelle Kommunikation, 52 Prozet nannten die Unterstützung des Projektmanagement, 38 Prozent die E-Mail-Reduzierung. Weitere Nennungen waren die Unterstützung der Geschäftsabläufe, Support/Kundenbindung und sonstiges. Somit beschränkt sich die Nutzung von Wikis nicht nur auf das Thema Wissensmanagement, Wikis unterstützen auch andere Bereiche. Der Hauptvorteil wird dabei in dem Aspekt gesehen, dass ohne große Hürden gemeinsam Dokumente erarbeitet werden können, die jedem Nutzer sofort zur Verfügung stehen. 

Wiki, wiki! 
 Das Wort Wiki kommt aus der hawaiischen Sprache und bedeutet „schnell". Es handelt sich hierbei um ein so genanntes Content Management-System( CMS), das üblicherweise für das Erstellen, Bearbeiten und Verwalten von Inhalten genutzt wird. Aber anders als bei klassischen Systemen, bei denen nur eine begrenzte und vorher definierte Anzahl an Benutzern das Recht hat, Inhalte einzustellen und zu verändern, können bei einem Wiki alle registrierten Benutzer mitmachen. Auch basieren diese Systeme auf Webtechnik,  die zwar wenig Spielraum für gestalterische Aspekte und schickes Design lässt, dafür aber leicht und meist ohne aufwendige Schulung nutzbar ist. So lassen sich schnell Texte erstellen und Themen über Querverweise  wie man sie im Internet kennt, verbinden. 

Natürlich gibt es daneben aber auch andere Wege, um vorhandene Informationen zu teilen und zu verteilen. Klassische Autorensysteme, bei denen nur wenige Anwender Schreibrechte haben und Artikel einstellen können, finden jedoch kaum noch Anwendung im Wissensmanagement. Seitdem es das Web 2.0 gibt, haben sich die Wissensnutzer emanzipiert, jeder Teilnehmer kann Informationen bereitstellen und nutzen. Eine Form davon sind so genannte Weblogs oder Blogs. Hier lassen sich immer wieder neue Einträge zu einem vorhandenen Thema anfügen, die Chronologie einer solchen Diskussion lässt sich recht gut verfolgen. Anders als bei Wikis können aber vorhandene Einträge nicht geändert werden.Eine weitere Spielart des Wissensmanagement ist das Social Bookmarking. Hierbei werden interessante Webseiten in einer Bookmarkliste als Lesezeichen aufgenommen. Anders als bei den lokalen Bookmarks steht diese Liste allen Anwendern zur Verfügung. In Verbindung mit Social Tagging lassen sich diese Lesezeichen auch mit Schlagworten belegen, sodass die benötigten Links schneller gefunden werden können.

Mitmachen lohnt sich

Funktionierendes Wissensmanagement lässt sich aber nicht allein durch den Einsatz eines Tools praktizieren. Aber der effiziente Technik-Einsatz kann helfen, vorhandene Informationen effektiv zu sammeln und zu verteilen. Und richtig angewandt, kann das Wissenmanagement durchaus seinerseits auch Einfluss auf die Unternehmenskultur haben. Nämlich dann, wenn Formen gefunden werden, die die Mitarbeiter regelrecht motivieren, sich bei dem Thema Wissensmanagement zu engagieren. Bei einem Blick auf die Statistiken von Wikipedia, dem wohl weltweit bekanntesten Wiki, zeigt sich, dass im Juni 2011 über 1,3 Millionen Artikel im deutsprachigen Raum veröffentlicht waren. Diese Beiträge sind nicht zentral entstanden, sondern durch viele Nutzer, die freiwillig und unentgeltlich an diesem globalen Wissensmanagementsystem teilnehmen. Der Erfolg von Wikipedia darf aber nicht darüber hinwegtäuschen, dass Wissensmanagement kein Selbstläufer ist. Der wesentliche Erfolgsfaktor ist und bleibt die Unternehmenskultur. An dieser sollte aber nicht nur aus diesem Grund gearbeitet werden, sie hat entscheidenden Einfluss auf alle Belange im Unternehmen. Durch den Einsatz von Wikis werden aber einige Barrieren genommen und somit können die vorhandenen Ressourcen für die Weiterentwicklung der Unternehmenskultur genutzt werden.

Matthias Nolden ist selbstständiger Unternehmensberater mit den Schwerpunkten Strategieimplementierung, Innovationsmanagement und Vertriebsprozesse.

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