CASE STUDY BRANCHEN & PRAXIS umsetzte. Weil die Lösung einfach bedienbar und flexibel erweiterbar ist, hat Marley Spoon es selbst implementiert und konfi- guriert. 2017 kam das inzwischen etablierte Unternehmen erneut auf den Dienstleister zu, wollte verschiedene Drittsysteme anbin- den und etliche Workflows automatisieren. „Der Kochboxen-Versender wollte seine be- stehende Telefonie-Lösung mit dem CRM- System verbinden, damit Kundenservice und Vertrieb die Kunden noch persönlicher be- treuen können“, so Georgi. Bei der Integration der Systeme ging es in erster Linie darum, die manuellen Aufwände für die Mitarbeiter zu reduzieren. „Wir rufen inaktive Kunden gezielt an, um sie zu reak- tivieren“, erklärt Roman Georgi. Bislang ha- ben die Agents hierfür einen Kontakt in der CRM-Lösung manuell herausgesucht, sein Profil geöffnet und seine Daten eingesehen. Im Anschluss haben sie das Telefonat do- kumentiert und erhobene Daten im Kun- denprofil erfasst. „Alles in allem ein sehr zeitaufwendiger und fehleranfälliger Prozess“, kommentiert Roman Georgi. Um Outbound-Calls automatisiert durch- führen zu können, entwickelte der System- integrator eine bidirektionale CTI-Schnitt- stelle (Computer-Telephony-Integration) entwickelt. „Wegen der Unmenge an Daten, die auszutauschen und zu konsolidieren sind, war die Entwicklung der Schnittstelle nicht ganz einfach“, sagt Dario Waechter, der das Projekt geleitet hat. „Wir haben den Auf- wand komplett falsch eingeschätzt, was zu einigen Komplikationen geführt hat“, er- gänzt Roman Georgi. „Rückblickend haben wir dennoch viel gelernt. Diese Erkenntnisse kommen uns heute bei der Weiterentwick- lung des CRM-Systems zugute.“ Outbound-Calls automatisch auslösen Für die Kundenreaktivierung führen die Agents täglich Outbound-Anrufe automa- tisiert durch. Die Auswahl der anzurufenden Kontakte erfolgt anhand spezifischer Krite- rien, die die Mitarbeiter im CRM problem- los abfragen können. Die so erstellten Kam- pagnen gelangen über die CTI-Schnittstelle an die Telefonielösung. Daraufhin löst diese, basierend auf den Kontaktinformationen aus dem CRM-System, den Anruf automa- tisch aus und weist ihn einem freien Mitar- beiter zu. Über die Schnittstelle öffnet sich zugleich in der CRM-Plattform ein Fenster, in dem der Kundenbetreuer die gesamte Historie des Kunden einsehen kann. Parallel wird der Anruf getrackt und dem entsprechenden Kundenprofil automatisch hinzugefügt. Hat der Agent einen inaktiven Kunden erreicht, registriert die Telefonielösung diese Aktion, und die CRM-Plattform entfernt den Na- men automatisch von der Liste. Für den Fall, dass ein ehemaliger Kunde seine Tele- fonnummer gewechselt hat und nicht mehr erreichbar ist, bietet das System eine clevere Lösung: Nach dem fünften vergeblichen An- ruf löscht das CRM-Tool den Kontakt end- gültig von der Liste. Zugleich wird dessen Status auf „verloren“ gesetzt. Kundendaten systemüber - greifend verfügbar Die CTI-Schnittstelle und zahlreiche Prozes- se, die atlantis media neben dem Auto-Dialer softwareseitig automatisiert hat, haben die Produktivität des Customer Communica- tion-Teams von Marley Spoon um rund 50 Prozent gesteigert. Für einen weiteren Zuge- winn an Effizienz sorgt die Integration von CRM- und Ticketing-Tool als Kundenbe- treuungs- und Ticket-System. Legt ein neuer Kunde ein Profil auf marleyspoon.de an oder meldet sich ein Bestandskunde per Log-in im Backend an, etwa um seine persönlichen Daten zu aktualisieren, gelangen diese Daten vom Ticketing-Tool von Zendesk automa- tisch in das CRM-System. „So können sich neben unseren Kundenbetreuern auch unsere Vertriebsmitarbeiter darauf verlassen, dass sie ihre Kunden immer auf Basis aktueller Daten betreuen“, sagt Roman Georgi. Reklamationen professionell managen Auf einen erstklassigen Kundenservice legt der Kochboxen-Versender auch im Be- schwerdefall großen Wert. Sollte ein Kunde Probleme mit einer Lieferung haben und sich per E-Mail melden, wird im Ticketing- System automatisch ein entsprechendes Ti- cket erstellt. Um nachvollziehen zu können, WER IST MARLEY SPOON? Marley Spoon mit Sitz in Berlin ist ein inter- national tätiger Versender von Kochboxen. 2014 gegründet, beschäftigt das Unterneh- men heute über 900 Mitarbeiter in Deutsch- land, Österreich, Belgien, den Niederlanden, Australien und den USA. ob der Kunde zum Beispiel eine fehlende Paprika zu Recht reklamiert, sind das Tool und die CRM-Plattform auch mit dem Or- der-Management-System verknüpft. „Wir können im CRM-Tool genau nachvoll- ziehen, wer welches Rezept wann bestellt hat“, erklärt Roman Georgi. „Ebenso wissen wir, welche Zutaten zu einer Bestellung gehören und ob eine Reklamation gerechtfertigt ist.“ Zugleich wird jede Beschwerde in der CRM- Kundenhistorie vermerkt: Welche Bestellung war fehlerhaft? In welchem Rezept hat welche Zutat gefehlt? Das Wissen um Reklamationen ist auch für die Agenten sehr wichtig. „Wenn sie inaktive Kunden reaktivieren, können sie sich auf frühere Reklamationen beziehen und auf entsprechend verbesserte Prozesse hinwei- sen“, so Roman Georgi. CRM: Herzstück des Unternehmens Eine weitere Steigerung der Effizienz hat auch die Anbindung des E-Mail-Programms „Gmail“ an das CRM-System bewirkt. Da sich beide Lösungen in Echtzeit synchroni- sieren, werden versendete und empfangene E-Mails automatisch einem bestimmten Kunden im CRM zugeordnet. Schließlich ist das leistungsstarke CRM-System für Mar- ley Spoon eine wesentliche Erfolgskompo- nente. „Das CRM-System ist der Ort, an dem wir all unsere Kundendaten zentrali- sieren“, erklärt Roman Georgi und führt aus: „Es ist das Herzstück unseres Unter- nehmens und gewährt uns einen 360-Grad- Blick auf jeden einzelnen Kunden. Ohne unser CRM könnten wir unsere Kunden nicht so intensiv betreuen, wie es unsere Ge- schäftsphilosophie vorsieht.“ Hannah Winter-Ulrich, Redakteurin aus Bad Dürkheim / Redaktion TeleTalk www.teletalk.de 09/2019 TeleTalk 33